Thứ Tư, ngày 29 tháng 12 năm 2010

CHỨC NĂNG QUẢN LÝ: CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH VÀ CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

III.
CHỨC NĂNG VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
Các nội dung chính
Chức năng quản lý theo quá trình quản lý và hoạt động quản lý? Chức năng nào là quan trọng nhất vì sao?
Hoạch định là gì, có những tác dụng gì? Quy trình hoạch định gồm những bước gì?
Các nội dung cơ bản của chức năng tổ chức? Các nguyên tắc chung về tổ chức là gì?
Khái niệm cơ cấu tổ chức quản lý? Nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức quản lý?
Yêu cầu chủ yếu đối với xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý?
Khái niệm, đặc điểm, ưu nhược điểm của mỗi mô hình tổ chức quản lý?
Chức năng là gì?
Chủ nghĩa chức năng: Đó là là những nguyên tắc mà theo đó, mục đích và việc sử dụng của các công cụ, đồ vật hay một đối tượng nào đó quyết định việc xác định hình thức và cấu trúc của nó khi thiết kế ra.
Chức : việc về phần mình làm
(Từ điển Hán Việt- Đào duy Anh- Trang 188)

Chức năng là gì?
Chức năng cũng có thể là một điều gì đó có thể được tiến hành khi có đủ điều kiện (sau khi sửa chữa, sau khi nghỉ ngơi )
Chức năng trong không ít trường hợp người ta hiểu đó là nhiệm vụ mặc dù trong khá nhiều trường hợp, nhiệm vụ mang tính cụ thể hơn chức năng hay
Chức năng là hướng hoạt động cơ bản bao gồm một tập hợp của nhiều nhiệm vụ tương đối giống nhau về mục đích, cách thức tiến hành của các đối tượng (tổ chức, con người, máy móc ...). Chính vì vậy mà cụm từ chức năng, nhiệm vụ thường đi kèm với nhau trong nhiều tài liệu.
Chức năng là gì?
Trong hoạt động của một tổ chức, việc phân chia các hoạt động mang tính tương đồng thành các nhóm (cơ khí, kế toán, chế biến nhân sự, kinh doanh) thành những đơn vị riêng lẻ cũng chính là sự phản ảnh như trên về từ chức năng.
Thuật ngữ các đơn vị chức năng (phòng ban, tổ, nhóm) chính là một hình thức thiết kế theo chức năng (nhiệm vụ có tính tương đồng)
Chức năng là gì?
Có thể khái quát “chức năng” như là những tập hợp các họat động được phân thành các nhóm tương tự nhau, đã được xác định trước cho các đối tượng cụ thể ( máy móc, con người, tổ chức).
Đó cũng chính là những gì quyết định sự tồn tại hay không của đối tượng đó (theo ý nghĩa giá trị của nó). Khi một đối tượng mất hết tất cả các chức năng của nó thì cũng có nghĩa đối tượng đó không tồn tại về giá trị.
(Giáo trình Quản lý học đại cương –trang 67- HV HCQG)

Chức năng quản lý
Chức năng quản lý tức là những chức năng thuộc về hoạt động quản lý của các chủ thể quản lý ( các nhà lãnh đạo, các cấp quản lý của các tổ chức/doanh nghiệp)
Máy giặt có chức năng giặt, vắt, sấy nhưng không thể gọi đó là chức năng quản lý (=chỉ huy, phối hợp người khác làm việc) mặc dù máy giặt có bộ phận điều khiển (bộ xử lý) các hoạt động ấy (giặt, vắt, sấy) như một cơ quan quản lý
Do đó:
Chức năng quản lý
Chức năng quản lý trong hoạt động quản lý nói chung thường được đề cập và chỉ cho các hoạt động của các chủ thể quản lý (các nhà quản lý) mặc dù, trong thời đại ngày nay, hệ thống thông tin quản lý (máy tính) trong nhiều trường hợp đã thay thế các nhà quản lý trong nhiều họat động chỉ huy, phối hợp; vì:
Ngay cả trong trường hợp nầy vẫn không thể bỏ qua yếu tố con người.
Hoạt động quản lý như đã nêu trên là loại hoạt động đặc biệt khác với hoạt động của các đồ vật có chức năng khác.

Chức năng quản lý
Hoạt động quản lý vừa mang tính chức năng được xác định trước cho từng loại tổ chức khi mới thành lập, những chức năng lại có thể (tự) xuất hiện thêm khi tổ chức phát triển ở mức cao hơn.
Do đó, khái niệm chức năng quản lý vừa có ý nghĩa tuyệt đối, vừa có ý nghĩa tương đối trong sự vận động và phát triển của tổ chức.
Chức năng quản lý luôn gắn liền với tổ chức và các bộ phận cấu thành tổ chức (các đơn vị chức năng) và khi tổ chức mất đi thì chức năng cũng mất theo (?) nhưng đồng thời các chức năng lại được thường xuyên củng cố và phát triển cùng với sự phát triển của tổ chức.

Chức năng quản lý
Chức năng quản lý chưa được định nghĩa riêng vì tính đa dạng của nó và mặt khác trong nhiều tài liệu, hoạt động của các nhà quản lý cũng thường đồng nhất giữa chức năng và nhiệm vụ của các nhà quản lý trong tổ chức.

Có thể đưa ra một khái quát chung như sau : “chức năng quản lý là những nhiệm vụ chung mà các nhà quản lý phải thực hiện trong các loại hình tổ chức (nhà nước, sản xuất kinh doanh...)”

Thuật ngữ “chung” được hiểu như là một tập hợp nhiều hoạt động mang tính tương đồng mà các nhà quản lý cần thực hiện trong một tổ chức.

Chức năng quản lý là những loại công việc quản lý khác nhau, mang tính độc lập tương đối, được hình thành trong quá trình chuyên môn hoá các hoạt động quản lý.

=> Phân tích chức năng quản lý nhằm trả lời câu hỏi: các nhà quản lý phải làm gì trong quá trình quản lý.


Quan điểm về phân chia chức năng quản lý
Henry Fayol (1841 -1925) nêu 5 chức năng: lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp và kiểm tra (POLC)

Vào những năm 1930, Lyther Gulick và Lydal Urwich đã nêu 7 chức năng quản lý, viết tắt là POSDCORB; P: Planning - lập kế hoạch, O: Organizing - Tổ chức; S: Staffing - Quản lý nhân lực; D: Directing - Chỉ huy; CO: Coordinating - Phối hợp; R: Reviewing - Kiểm tra; B - Budgeting - Tài chính.

Một số nhà khoa học quản lý lại nêu công thức POSDCIR, trong đó: I: Innovating: Đổi mới; R: Representation - Đối ngoại.

Gần đây, có ý kiến của (James Stoner và Stephen P. Robbins) dùng khái niệm “lãnh đạo” theo nghĩa điều hành thay cho hai chức năng điều khiển và phối hợp như vậy chỉ còn 4 chức năng cụ thể.

Giáo trình:
Theo giai đoạn tác động
Theo phương hướng tác động
Theo sự phân cấp quản lý


Chức năng hoạch định
Chức năng hoạch định
Có nhiều cách hiểu khác nhau:

Theo Harold Koontz, Cyril Odonel và Heinz Weihrich trong cuốn Những vấn đề cốt yếu của quản lý, hoạch định là “quyết định trước xem phải làm cái gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai làm cái đó”.

Theo James trong cuốn Quản trị học căn bản “chức năng hoạch định bao gồm những hoạt động quản lý nhằm xác định mục tiêu trong tương lai và những phương tiện thích hợp để đạt tới mục tiêu đó. Kết quả của chức năng hoạch định là một bản kế hoạch, một văn bản xác định những phương hướng hành động mà công ty sẽ thực hiện”. Như vậy, hoạch định chính là phương thức xử lý và giải quyết các vấn đề có kế hoạch cụ thể từ trước.

 ở đây ta hiểu:
Hoạch định vạch ra mục tiêu và chương trình hành động trong tương lai xa và gần của tổ chức.

Hoạch định là quá trình dự đoán, phân tích nhằm vạch ra các định hướng, lường trước các khả năng biến động của môi trường, để thực hiện chuỗi các mục tiêu mà hệ thống hướng đến trong quá trình biến đường lối dài hạn trở thành hiện thực.
Tác dụng của hoạch định
Tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản lý
Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn.
Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của tổ chức.
Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp với các quản lý viên khác.
Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài
Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra.


Mục tiêu -  nền tảng của hoạch định
Mục tiêu là những mong đợi mà nhà quản lý muốn đạt được trong tương lai cho tổ chức của mình, là phương tiện để đạt tới sứ mạng.
Mục tiêu có các vai trò:
Mặt tĩnh: làm nền tảng cho hoạch định, nhằm xây dựng hệ thống quản lý.
Mặt động: quyết định toàn bộ diễn biến của tiến trình quản lý.
Các yêu cầu của mục tiêu
Đảm bảo tính liên tục và kế thừa
Phải rõ ràng bằng các chỉ tiêu định lượng là chủ yếu
Phải tiên tiến để thể hiện được sự phấn đấu của các thành viên.
Xác định rõ thời gian thực hiện
Có các kết quả cụ thể.

2.3 Đặt mục tiêu theo lối truyền thống:
Đặc trưng chủ yếu của lối đặt mục tiêu trên là những mục tiêu đã được đặt từ trên đỉnh (cấp cao) rồi chia thành những mục tiêu nhỏ hơn cho mỗi cấp của tổ chức.
Dựa vào mục tiêu trong quá khứ


2.4 Quản trị bằng mục tiêu (MBO):
(Management By Objectives)
- Đặc tính MBO là mỗi thành viên trong tổ chức tự nguyện ràng buộc và tự cam kết hành động trong suốt quá trình quản trị theo mục tiêu, từ hoạch định đến kiểm tra.


2.4 Quản trị bằng mục tiêu (MBO):
Bốn yếu tố căn bản của MBO
(1) Sự cam kết của quản trị viên cao cấp (trách nhiệm lãnh đạo) với hệ thống MBO.
(2) Sự hợp tác của các thành viên trong tổ chức để xây dựng mục tiêu chung.
(3) Sự tự nguyện tự giác với tinh thần tự quản của họ để thi hành kế hoạch chung.
(4) Tổ chức kiểm soát định kỳ việc thực hiện kế hoạch.


2.4 Quản trị bằng mục tiêu (MBO):
Lợi ích của MBO
Khuyến khích tính chủ động, tính sáng tạo của cấp dưới tham gia vào việc lập và thực hiện kế hoạch.
Kiểm soát dễ hơn.
Tạo cơ sở khách quan để thưởng phạt.
Tổ chức được phân định rõ ràng.






Nội dung của hoạch định
Định hướng hoạt động của hệ thống;
Dự đoán các biến động của môi trường;
ổn định hệ thống;
Đổi mới hệ thống;





Mục tiêu là sự cam kết cụ thể đối với việc thực hiện một kết quả có thể đo lường được, trong khoaûng thôøi gian đã định.
Một tổ chức hay một cá nhân không thể bắt tay vào hoạch định nếu chưa xác định được các mục tiêu của họ một cách rõ ràng. Ñieàu quan troïng laø:
Xác định các mục tiêu một cách rõ ràng:
caàn löợng hóa, có nhiều dữ liệu có thể đo lường được càng cụ thể càng tốt.
Taàm quan trọng của mục tiêu
Khi các mục tiêu được chuẩn bị một cách cẩn thận thì rất thuận lợi cho nhà quản trị bởi vì chúng sẽ trở thành những chỉ tiêu cụ thể, chuaån möïc ño löôøng, thúc đẩy sự cam kết và có tác dụng động vieân


Thứ tự ưu tiên
Khi xếp hạng các mục tiêu theo tầm quan trọng, caùc thứ tự ưu tiên giữ một vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạch định vì : caùc quaûn trị gia cao cấp sẽ dựa vào đấy để đưa ra những quyết định về phân bổ nguồn lực của tổ chức vì các nguồn lực bao giờ cũng có haïn

Chức năng tổ chức
Chức năng tổ chức
Khái niệm tổ chức và công tác tổ chức
Cơ cấu tổ chức và thiết kế cơ cấu tổ chức
Những hình thức cấu trúc cơ bản của tổ chức
Một số công cụ để thiết kế công việc trong tổ chức.
Môt số cách tiếp cận khi thiết kế tổ chức
Các yếu tố ảnh hưởng đến thực hiện chức năng tổ chức

Tổ chức
Theo từ điển Tiếng Việt của Viện ngôn ngữ học thì “tổ chức” có các nghĩa sau đây:
Làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng nhất định.
Làm những gì cần thiết để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được một hiệu quả lớn nhất.
Làm công tác tổ chức;

“Tổ chức” theo gốc Hy Lạp “Organon” nghĩa là “hài hoà” từ “Tổ chức” nói lên quan điểm rất tổng quát “đó là cái đem lại bản chất thích nghi với sự sống”.

Theo Barnard thì tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức.

Theo Harold Koontz, Cyil Odonnellvà Heiz Weihrich thì “công tác tổ chức là việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp.
Tóm lại:
=> Chức năng tổ chức
Chức năng tổ chức: thành lập nên các bộ phận trong tổ chức để đảm nhận những hoạt động cần thiết, xác lập các mối quan hệ về quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận đó.

Chức năng tổ chức là chức năng hình thành cơ cấu tổ chức quản lý cùng các mối quan hệ giữa chúng.

Chức năng tổ chức nhằm hình thành nhóm chuyên môn hoá, hình thành các phân hệ tạo nên hệ thống để cùng góp phần vào hoạt động của hệ thống [Giáo trình khoa].

Theo các giáo sư George P. Huber và Reuben R. McDaniel, chức năng tổ chức là sự phối hợp các nỗ lực qua việc thiết lập một cơ cấu về cách thực hiện công việc trong tương quan với quyền hạn.

Nói một cách khác, chức năng tổ chức là tiến trình sắp xếp các công việc tương đồng thành từng nhóm, để giao phó cho từng khâu nhân sự có khả năng thi hành, đồng thời phân quyền cho từng khâu nhân sự tùy theo công việc được giao phó.

=> Qua cách định nghĩa trên, chúng ta thấy những cụm từ quan trọng trong chức năng tổ chức là “sắp xếp công việc”, “khâu nhân sự”, và “phân quyền”.


Nội dung của chức năng tổ chức:

Thiết kế cơ cấu tổ chức
Thiết lập hệ thống quyền lực và phân quyền trong cơ cấu tổ chức đó.


Nguyên tắc cổ điển về tổ chức
1) Phân công: Theo nguyên tắc này, công việc được chia nhỏ ra và phân công cho mỗi người thực hiện một phần việc nhất định. Làm như thế sẽ tạo điều kiện cho họ làm nhanh hơn.
2) Phân nhóm hoạt động: Nguyên tắc này cho rằng mọi hoạt động của tổ chức phải được phân thành các nhóm và trao cho mỗi bộ phận riêng biệt một số công việc nhất định. Có các cách phân nhóm như sau:
+ Phân nhóm theo chức năng, hoặc ban (phòng kế hoạch, ban an toàn,...)
+ Phân ngành theo sản phẩm, dịch vụ
+ Phân nhóm theo quá trình
+ Phân nhóm theo khu vực địa lý
3) Nguyên tắc thống nhất điều khiển: Nguyên tắc này cho rằng, sự lãnh đạo trong tổ chức phải thống nhất từ trên xuống dưới, theo tuyến thẳng. Cụ thể mỗi nhân viên, mỗi người thừa hành chỉ nhận lệnh và chịu sự chỉ đạo từ một cấp trên trực tiếp. Nếu không tuân thủ nguyên tắc này, người đó sẽ gặp phải những yêu cầu mâu thuẫn nhau, hoặc cùng lúc các mệnh lệnh cấp trên cũng lúc giội xuống cho cấp dưới không biết làm thế nào, nhận mệnh lệnh của ai. Tuân thủ nguyên tắc này sẽ loại bỏ tình trạng vô trách nhiệm

4) Tầm hạn quản lý: Tầm hạn quản lý là khái niệm dùng để chỉ số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị có thể điều khiển và kiểm soát tốt nhất.
- Phân loại tầm hạn quản trị:
Tầm hạn quản trị rộng: mỗi nhà quản trị điều khiển một số đông người.
Tầm hạn quản trị hẹp: mỗi nhà quản trị chỉ điều khiển một số ít người.

5) Quyền hành trong quản trị:
Quyền hành: năng lực cho phép nhà quản trị yêu cầu người khác hành động theo sự chỉ đạo của mình.
Nguồn gốc quyền hành: theo nghiên cứu của tác giả Max Weber, quyền hành bắt nguồn từ 3 yếu tố: sự hợp pháp khi đảm nhận chức vụ, cấp dưới thừa nhận, và nhà quản trị có khả năng và các đức tính khiến cấp dưới tin tưởng.


2.2 Yếu tố ảnh hưởng CCTC:
Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản lý
Tính tối ưu: số lượng các cấp, các khâu được xác định vừa đủ, phù hợp với các chức năng quản lý
Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức quản lý phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống, cũng như môi trường
Tính tin cậy cao: Cơ cấu tổ chức quản lý phải bảo đảm tính chính xác của tất cả các thông tin được sử dụng trong hệ thống
Tính kinh tế: Cơ cấu quản lý phải sử dụng chi phí quản lý đạt hiệu quả cao nhất
Tính bí mật: đòi hỏi giữ gìn được nội dung hoạt động của mỗi phân hệ và của cả hệ thống, chống sự rò rỉ thông tin cho các hệ thống kình địch
Nguyên tắc cơ cấu tổ chức
Thiết kế CCTC đảm bảo các nguyên tắc sau:
Nguyên tắc gắn với mục tiêu
Nguyên tắc thống nhất chỉ huy
Nguyên tắc hiệu quả kinh tế
Nguyên tắc cân đối
Nguyên tắc linh hoạt
An toàn trong hoạt động

Các mô hình cơ cấu tổ chức
Có 7 mô hình cơ bản sau:
Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến
Cơ cấu tổ chức quản trị theo chức năng
Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến - chức năng
Cơ cấu tổ chức theo ma trận
Cơ cấu tổ chức phân theo địa dư
Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm
Cơ cấu tổ chức theo khách hàng

Các mô hình cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức quản lý trực tuyến:
Cơ cấu này được xây dựng trên nguyên lý sau:
Mỗi cấp chỉ có một thủ trưởng cấp trên trực tiếp
Mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức này được thiết lập chủ yếu theo chiều dọc
Công việc quản lý được tiến hành theo tuyến
ưu điểm:
Tuân thủ nguyên tắc một thủ trưởng
Tạo ra sự thống nhất, tập trung cao độ
Chế độ trách nhiệm rõ ràng
Hạn chế:
Không chuyên môn hoá. Do đó, đòi hỏi nhà quản lý phải có kiến thức toàn diện
Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ
Dễ dẫn đến cách quản lý gia trưởng
Cơ cấu này lại rất phù hợp với những tổ chức có quy mô nhỏ, không phức tạp và tính chất sản xuất liên tục.

Các mô hình cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức quản lý theo chức năng
Cơ cấu này được thực hiện trên nguyên lý là:
Có sự tồn tại các đơn vị chức năng
Không theo tuyến
Các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến do đó mỗi người cấp dưới có thể có nhiều cấp trên trực tiếp của mình
ưu điểm:
Cơ cấu này được sự trợ giúp của các chuyên gia hàng đầu
Không đòi hỏi người quản trị phải có kiến thức toàn diện
Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản lý
Nhược điểm
Vi phạm chế độ một thủ trưởng
Chế độ trách nhiệm không rõ ràng
Sự phối hợp giữa lãnh đạo và các phòng ban chức năng và giữa các phòng ban chức năng gặp nhiều khó khăn.
Khó xác định trách nhiệm và thường đổ lỗi cho nhau.

Các mô hình cơ cấu tổ chức
Cơ cấu quản lý trực tuyến - chức năng
Đây là kiểu cơ cấu hỗn hợp của hai loại trên. Kiểu này có đặc điểm là vẫn tồn tại các đơn vị chức năng nhưng đơn thuần về chuyên môn, không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến. Những ngườu lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và được toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách.
ưu điểm:
Có được ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và chức năng
Tạo điều kiện cho các phân hệ chức năng (theo tuyến) vẫn phát huy được tài năng của mình đóng góp cho người lãnh đạo cấp cao của hệ thống, tuy họ không có quyền ra lệnh trực tiếp cho mọi người trong hệ thống.
Nhược điểm:
Nhiều tranh luận xảy ra. Do các nhà quản lý thường xuyên phải giải quyết
Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn
Vẫn có xu hướng can thiệp của các đơn vị chức năng





Quy trình thiết kế cơ cấu tổ chức
Để thiết kế cơ cấu tổ chức cần thực hiện các bước sau đây:
1. Xác định mục tiêu của tổ chức
2. Xác định mức độ phân quyền
3. Xác định số lượng và tên gọi các bộ phận trong cơ cấu
4. Lựa chọn kiểu cơ cấu tổ chức
5. Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng bộ phận
6. Quy định mối quan hệ giữa các bộ phận trong trao đổi thông tin.


5.2 Ủy quyền:
Ủy quyền là thỏa thuận với người khác nhằm:
Trao cho trách nhiệm để thay mặt bạn thực hiện công việc.
Trao cho quyền hạn để có thể hoàn thành công việc.
Phân bổ nguồn lực để họ có thể thực hiện công việc.
Ủy quyền và giao việc khác nhau.


5.2 Ủy quyền:
Lợi ích đối với nhà quản trị:
Đưa ra những quyết định sáng suốt hơn.
Tận dụng thời gian eo hẹp của mình.
Nâng cao hiệu quả công việc của tập thể.
Giảm được áp lực công việc
Đào tạo nhà quản trị kế cận


5.2 Ủy quyền:
Lợi ích đối với người được ủy quyền:
Phát triển các kỹ năng mới cũng như năng lực của họ.
Họ cảm nhận được sự tin tưởng, điều này sẽ thúc đẩy họ nhiệt tình và năng động hơn trong công việc.
Tăng hiểu biết về tổ chức và công việc chung.


5.2 Ủy quyền:
Trở ngại của nhà quản trị khi ủy quyền:
Sợ cấp dưới không hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Sợ không kiểm soát được việc đã giao, hay nhân viên làm theo ý của họ mà không theo ý mình.
Trở ngại khi không xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn.
Sợ cấp dưới làm tốt hơn mình.

Không có nhận xét nào: